クラウド型ファイル共有サービス

代表の酒井です。せともの本舗で使用しているファイル共有ソフトをご紹介します。なお色々と試した結果、現在これらに落ち着いていますが、常に使いやすいサービスを模索していますので、前回のブログにも記載したような比較サイトを定期的にチェックしてみることをおすすめします。

・ドロップボックス（dropbox https://www.dropbox.com/）

最も早く一般に公開されたファイル共有ソフトだと思います。起業当時、パートナーと共にデータベースファイルと画像ファイルを分業で作業していたのですが、最終的にアップロードするのは私の役目だったので、パートナーから画像ファイルを受け取る必要がありました。はじめはUSBフラッシュメモリや外付けHDDなどにデータを移していましたが、ドロップボックスの存在を知って使い始めたら、もうやめられないぐらい簡単な操作で驚きました。操作方法は専用のフォルダにファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、データの共有・同期が可能。登録されたファイルはオンラインでバックアップされ、ファイルの変更履歴をもとに復元することができます。他のオンラインストレージと比べてDropboxが有利な点は、ファイルのアップロードの簡便さにあります。Dropboxはパソコンの専用フォルダにデータを保存すれば自動的にWeb上のデータも更新され、ローカル上のデータをオンラインと同期することから、オフラインで使用したいときでもダウンロードの必要はありません。社内LANが整備されている会社はセキュリティや容量の観点からドロップボックスはお勧めしませんが、小規模事業者で複数人がデータのやり取りをするのであれば、ぜひ使ってみて欲しいです。スマホアプリもあるので出張や外出の多い私はアカウントを同期させて、会社にあるPCのファイルにアクセスすることができます。元々ノマドな生活を送っていたのでどこにいても同じ質の仕事が出来るのは本当に便利です。今後世の中的にもテレワークが増えてくると思いますが、クラウド型ファイル共有アプリはとても活躍すると思います。

・Google ドライブ（google drive https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/）

ドロップボックスが普及してからしばらくして、ついに巨人が動き出した！という印象でした。当時は既にドロップボックスが使い慣れていたので試験的に業務の一部だけでGoogle ドライブを使用していました。はじめはドロップボックスと相違ない機能で、メリットとしてはグーグルというブランドの安心感ぐらいかなーっと思っていましたが、徐々に機能も向上し、PhotoshopやIllustratorなどのファイルもブラウザ上で見れます。これが結構使い勝手が良く、私が持ち歩いているノートPCにはフォトショもイラレもインストールしていないので、外出先での.psdや.aiなどのファイルの確認が必要な場合は大変助かります。また最近はGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートを使う機会が増えてきたので、正直かなりグーグルのサービスに依存しています(笑)。普段Microsoft Officeで使用するのはWordとExcelで、Power PointやOutlookは使用していないため、Google ドキュメントとスプレッドシートを使いこなせれば私のノートPCにOfficeをインストールする必要はもはやなくなります。これだけで年間いくらかのコスト削減になってしまいます。恐るべしグーグルです。結構前から気になっているのがChromebookです。OSもWindowsではなくグーグル製のChrome OS、WordやExcelも不要となれば、もはやMicrosoft製品を使用する機会はほとんどなくなります。ということでご興味がある方のためにChromebookのリンクを貼っておきます。 https://www.google.co.jp/intl/ja_jp/chromebook/

・ボックス（box https://www.box.com/ja-jp/home）

全社員共通で使用するファイルの共有を目的にDropboxを使い始めたのですが、しばらくすると徐々に一部の社員しか使用しないファイルまで保存されるようになってきました。Dropboxも容量に制限があるため、何でもかんでも入れてしまうとすぐに上限に達してしまいます。特にカスタマーサポートをしている東京と物流センターのある愛知では業務が違うため、必要な時以外は相互が共有しなくても良いものもあります。例えばお客様と相談中の案件や、商品登録用のデータベースや画像ファイルは常に物流センターに必要なものではありませんし、また送り状作成用ラベルや商品を仕分けする際に必要な札のテンプレート、社用車の燃費や走行距離のデータなどはカスタマーサポートには不要なデータです。せともの本舗ではこのような各事業所・営業所内でのみ使用する情報の共有にBoxを使用しています。主に使用しているのは物流センターで、理由はDropboxと使い方が非常に似ていたため、使用するうえで操作方法を教える研修や手間が無かったからです。Dropbox同様にPCにインストールするだけでファイルを同期してくれます。ただ唯一難点としてはDropboxに慣れていると同期が不安定に感じることです。だいぶ改善されましたが、使い始めた当初はあるPCで保存したファイルがいつまで経っても別のPCに同期されないことがありました。Webブラウザ上では同期されていることが確認できるのですが、それぞれのローカルPCに降りてこないのです。それほど時間に制約のない情報でしたら待っていればいつかは同期するので気長に待てば良いのですが、すぐに共有したいデータの場合はやはりDropboxがおすすめです。同期のクオリティーはピカイチだと思います。